Если в работе участвуют 10 человек, документы можно просто пронумеровать. Если участвуют 100 человек, часто достаточно нескольких линейных последовательностей. Для 1000 сотрудников, неизбежно разбросанных по нескольким площадкам, возрастает потребность в структурированной рабочей тетради, и, следовательно, возрастает ее объем. Как поступать в этом случае?
Я думаю, мы правильно поступили при работе над проектом OS/360. На необходимости хорошо структурированной рабочей тетради особенно настаивал О. С. Локен, который убедился в ее эффективности при работе над своим предыдущим проектом, - операционной системой 1410-7010.
Мы быстро приняли решение, что каждый программист должен иметь возможность видеть весь материал, т.е. должен иметь экземпляр рабочей тетради в своем офисе.
Решающее значение имеет своевременное обновление. Рабочая тетрадь должна отражать текущее состояние проекта. Это очень трудно осуществить, когда для внесения обновлений нужно перепечатывать целые документы. Однако в тетради с вынимающимися листами достаточно заменить отдельные страницы. У нас имелась компьютерная система редактирования текста, оказавшаяся бесценной для своевременного обновления. Офсетные формы изготавливались непосредственно на принтере, и цикл обработки составлял меньше одного дня. Перед получателем всех этих обновленных страниц встает, однако, проблема усвоения. Когда он впервые получает обновленную страницу, то ему нужно знать, что было изменено. Когда он позже обращается к ней, то ему нужно знать, какое определение действительно на текущий день.
Последнюю потребность удовлетворяет непрерывность обновления документации. Чтобы выделить изменения, требуются другие меры. Во-первых, нужно отметить на странице измененный текст, например, с помощью вертикальной линии на полях рядом с каждой измененной строчкой. Во-вторых, необходимо вместе с измененными страницами распространять краткую отдельную сводку с перечислением изменений и характеристикой их значения.
Наш проект не перешел и шестимесячного рубежа, когда мы столкнулись с другой проблемой. Толщина рабочей тетради составила около полутора метров! Если бы мы сложили в одну стопку требующиеся программистам 100 экземпляров в своих помещениях здания Time-Life в Манхеттене, она бы превысила по высоте само здание. Кроме того, ежедневные исправления имели толщину больше пяти сантиметров и насчитывали около 150 страниц, которые надо было заменить. Поддержка рабочей тетради стала занимать значительную часть ежедневного рабочего времени.
С этого времени мы перешли на микрофиши, что сберегло миллион долларов даже с учетом стоимости устройств для чтения микрофишей в каждом офисе. Мы смогли достичь отличной продолжительности цикла производства микрофишей. Рабочая тетрадь уменьшилась в объеме с 90 дм3 до 5 дм3 и, что более важно, обновления выпускались порциями по сотне страниц, стократно уменьшая сложность замены листов.